Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
BeckMarketing.Solutions GmbH
Marienburger Str. 5
84478 Waldkraiburg, Deutschland
E-Mail: info@closingpro.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers oder wenn eine sonstige gesetzliche Erlaubnis besteht.
ClosingPro ist eine SaaS-Plattform für Geschäftskunden (B2B). Soweit wir Inhalte verarbeiten, die unsere Kunden in die Plattform einstellen – insbesondere Transkripte und Aufzeichnungen von Vertriebsgesprächen sowie Mitarbeiter-/Lead-Daten –, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden (Verantwortlicher). Grundlage hierfür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Für die Verarbeitung eigener Stammdaten unserer Kunden (z. B. Vertrags-, Abrechnungs- und Logindaten) sind wir selbst Verantwortlicher.
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Für die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen unseres Unternehmens gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.
Unsere Plattform wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend „Hetzner") gehostet.
Hetzner ist ein Anbieter mit Sitz in Deutschland. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in deutschen und europäischen Rechenzentren. Mit Hetzner wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
Zweck: Bereitstellung der Infrastruktur für ClosingPro (Server, Netzwerk, Speicher). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen und datenschutzkonformen Betrieb).
Für die Datenbankinfrastruktur und Nutzerauthentifizierung setzen wir Supabase (Supabase, Inc., 970 Trestle Glen Rd, Oakland, CA 94610, USA) ein. Der Betrieb erfolgt über Rechenzentren in Irland (EU, AWS eu-west-1).
Verarbeitete Daten: Nutzerdaten (E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Session-Token), Analysedaten, Closer-Profile, Transkripte von Verkaufsgesprächen, Konfigurationsdaten.
Zweck: Speicherung und Verwaltung von Plattformdaten, Nutzerauthentifizierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Standort: Irland (EU) – kein Drittlandtransfer erforderlich. Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Für die KI-gestützte Analyse von Verkaufsgesprächen nutzen wir die Claude API von Anthropic, PBC (548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA).
Verarbeitete Daten: Transkripte von Verkaufsgesprächen, Kontextdaten zu Verkäufern und Leads (keine direkten Identifikatoren, sofern nicht im Transkript enthalten).
Zweck: KI-gestützte Analyse und Coaching-Ableitung im Rahmen der vertraglichen Leistungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission für Drittlandübermittlungen in die USA. Grundlage: Abschluss der SCCs gemäß EU-Kommissionsbeschluss 2021/914 sowie Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Anthropic verwendet übermittelte API-Daten gemäß seiner API-Datenschutzrichtlinie nicht für das Training seiner Modelle, sofern keine ausdrückliche anderslautende Vereinbarung besteht.
Für den Versand von Analyse-Reports und System-Benachrichtigungen nutzen wir Zoho Mail (Zoho Corporation B.V., EU-Infrastruktur in den Niederlanden).
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse des Empfängers, Analyse-Inhalte im Mailbody. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Standort: Niederlande (EU) – kein Drittlandtransfer erforderlich.
Für die Abwicklung von Abonnements, Add-Ons und Rechnungen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Vertragspartner innerhalb der EU ist die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. (USA) kann erfolgen.
Verarbeitete Daten: Name, Firmenname, Rechnungs-/Geschäftsadresse, E-Mail-Adresse, ggf. USt-IdNr., Zahlungsmittel- und Transaktionsdaten, Rechnungs- und Steuerdaten. Vollständige Zahlungsmitteldaten (z. B. Kartennummern) werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und von uns nicht gespeichert.
Zweck: Vertrags- und Zahlungsabwicklung, Rechnungserstellung, Betrugsprävention, Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Steuerpflichten). Drittlandübermittlung: Soweit eine Übermittlung in die USA erfolgt, auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs, Beschluss 2021/914) und – soweit der Anbieter zertifiziert ist – des EU-US Data Privacy Framework.
Sofern der Kunde die Zoom-Integration aktiviert, verarbeiten wir über die Schnittstellen von Zoom (Zoom Video Communications, Inc., San Jose, CA, USA; in der EU ggf. über eine Zoom-Konzerngesellschaft) Aufzeichnungen und Transkripte von Vertriebsgesprächen.
Verarbeitete Daten: Meeting-Metadaten (z. B. Zeitpunkt, Host), Aufzeichnungen/Transkripte der Gespräche, Teilnehmerangaben, soweit in den Inhalten enthalten. Zweck: Übernahme von Gesprächsinhalten zur anschließenden KI-Analyse im Auftrag des Kunden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) und – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework.
Für die rechtmäßige Aufzeichnung von Gesprächen (insbesondere die Einwilligung der Gesprächspartner) ist der Kunde verantwortlich (siehe Ziffer 17).
Für telefonische Vertriebsgespräche (Setter-Calls) und deren Erfassung setzen wir – je nach Konfiguration des Kunden – Telefonie- und CRM-Anbieter ein: Twilio (Twilio Ireland Limited, Dublin, Irland, sowie Twilio Inc., USA), Aircall (Aircall SAS, Paris, Frankreich), sipgate (sipgate GmbH, Düsseldorf, Deutschland), comdesk (Comdesk GmbH, Kölln-Reisiek, Deutschland) und Close (Elastic Inc., USA).
Der Kunde unterhält die Vertragsbeziehung zu diesen Anbietern selbst; wir rufen die dort vorliegenden Aufzeichnungen und Metadaten ausschließlich mit den vom Kunden hinterlegten Zugangsdaten und nur zum Zweck der Analyse ab.
Verarbeitete Daten: Rufnummern, Anrufmetadaten (Zeitpunkt, Dauer, Richtung), Gesprächsaudio/-aufzeichnungen und daraus erstellte Transkripte. Zweck: Durchführung und Erfassung von Telefongesprächen sowie deren Übernahme zur KI-Analyse im Auftrag des Kunden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) und – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework.
Vor einer Verarbeitung greift ein Filter: Nur Gespräche, die den vom Kunden gesetzten Kriterien entsprechen (z. B. Anrufrichtung, Mindestdauer, registrierter Mitarbeiter), werden übernommen; alle übrigen Aufzeichnungen werden verworfen und nicht transkribiert.
Sofern der Kunde die entsprechende Integration aktiviert, empfangen wir über Webhooks Transkripte aus Google Meet (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) und/oder Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin, Irland).
Verarbeitete Daten: Transkriptinhalte und Meeting-Metadaten der vom Kunden bereitgestellten Besprechungen. Zweck: Übernahme der Transkripte zur KI-Analyse im Auftrag des Kunden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; etwaige Drittlandübermittlungen durch die genannten Anbieter erfolgen auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) und – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework.
Liegt zu einem Gespräch kein Transkript vor, übermitteln wir die Aufnahme zur automatischen Transkription an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland, sowie OpenAI, L.L.C., USA). Das betrifft im Datei-Upload hochgeladene Audio- und Videodateien sowie Aufnahmen aus den angebundenen Telefonie-Kanälen nach Ziffer 10, soweit der jeweilige Anbieter selbst kein Transkript liefert. Fügt der Kunde ein bereits vorhandenes Transkript ein, findet keine Übermittlung an OpenAI statt.
Ebenfalls an OpenAI übermittelt wird die Spracheingabe im Rollenspiel-Trainer (Ziffer 13), sofern der Nutzer statt zu tippen das Mikrofon verwendet. Es handelt sich dabei um die Äußerung des übenden Mitarbeiters, nicht um ein Kundengespräch.
Verarbeitete Daten: Audio- bzw. Videoaufnahmen von Gesprächen, Spracheingaben im Rollenspiel-Trainer und die daraus erzeugten Transkripte. Zweck: Umwandlung der Aufnahme in Text als Grundlage der anschließenden KI-Analyse bzw. der Übungssitzung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) und – soweit zertifiziert – des EU-US Data Privacy Framework. Über die API übermittelte Daten werden gemäß OpenAI-Richtlinie nicht zum Training verwendet.
Ist das Modul für den Kunden freigeschaltet, können dessen Vertriebsmitarbeiter ein Verkaufsgespräch gegen einen von der KI gespielten Interessenten üben. Der Gesprächsverlauf ist synthetisch – die Gegenseite ist das Sprachmodell, keine reale Person.
Verarbeitete Daten: Name und E-Mail-Adresse des übenden Mitarbeiters, gewählte Gesprächsphase und Schwierigkeitsgrad, der Verlauf der Übung sowie deren Bewertung. Das Übungsszenario wird aus bereits vorhandenen Einwand-Zitaten des Teams vorbelegt; es entsteht dadurch keine neue Datenkategorie. Nutzt der Mitarbeiter die Spracheingabe, greift zusätzlich Ziffer 12.
Übungssitzungen fließen nicht in die Auswertung der realen Gespräche ein: sie verändern weder Bewertungen noch Team-Durchschnitte noch die Lernkurve. Zweck: Qualifizierung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Auftrag des Kunden. Es gilt die für den Kunden eingestellte Aufbewahrungsfrist (Ziffer 18).
Zur Qualitätssicherung und Fehleranalyse der KI-Verarbeitung setzen wir optional LangSmith (LangChain, Inc., USA) ein. Diese Funktion kann deaktiviert werden; sie wird nur eingesetzt, soweit aktiviert.
Verarbeitete Daten: Ein-/Ausgaben der KI-Aufrufe (können Transkriptauszüge enthalten), technische Metadaten. Zweck: Diagnose, Qualitäts- und Zuverlässigkeitssicherung der KI-Pipeline. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und Qualität); bei Übermittlung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs).
Innerhalb der eingeloggten Plattform setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechniken ein, die für die Anmeldung und die Aufrechterhaltung der Sitzung erforderlich sind (Session-Token der Authentifizierung). Es findet kein Tracking und kein Einsatz von Marketing- oder Analyse-Cookies innerhalb der Anwendung statt.
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch unbedingt erforderliche Speicherung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.
Auf unserer öffentlichen Website setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google Analytics verwendet Cookies bzw. vergleichbare Technologien, um die Nutzung der Website auszuwerten (z. B. besuchte Seiten, Verweildauer, ungefähre Region, verwendetes Gerät/Browser). Die IP-Adresse wird dabei gekürzt bzw. anonymisiert verarbeitet.
Der Einsatz erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über unser Cookie-Banner erteilen. Vor einer Einwilligung werden keine Analyse-Cookies gesetzt und keine Daten an Google übertragen (Google Consent Mode v2, Voreinstellung „denied"). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß widerrufen.
Im Rahmen von Google Analytics kann es zu einer Übermittlung von Daten an die Google LLC in den USA kommen. Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, stützt sie sich auf die Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission sowie – soweit zertifiziert – das EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen finden Sie in der Google-Datenschutzerklärung unter https://policies.google.com/privacy.
Zur Nutzung der Plattform ist eine Registrierung/Einladung erforderlich. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die in die Plattform eingestellten Transkripte und Aufzeichnungen von Vertriebsgesprächen können personenbezogene Daten Dritter (z. B. von Interessenten/Leads) und – ungewollt – besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten. Die Inhalte werden vom Kunden bereitgestellt; insoweit verarbeiten wir sie als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach Weisung des Kunden auf Grundlage des AVV.
Der Kunde ist als Verantwortlicher dafür zuständig, eine Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung und Verarbeitung der Gespräche sicherzustellen, die betroffenen Personen datenschutzkonform zu informieren und – soweit erforderlich – deren Einwilligung in die Aufzeichnung des gesprochenen Wortes (§ 201 StGB) einzuholen. Vor der Nutzung bestätigt der Kunde im Dashboard, dass diese Voraussetzungen vorliegen; ohne diese Bestätigung werden keine Gespräche verarbeitet. Die Bestätigung wird revisionssicher protokolliert.
Die Plattform bewertet Verkaufsgespräche automatisiert entlang eines festen Phasenmodells und schreibt die Ergebnisse zu einem fortlaufenden Profil je Vertriebsmitarbeiter fort (Durchschnittswert, Bewertung je Gesprächsphase, abgeleiteter Trainingsschwerpunkt, Entwicklungstendenz). Das erfüllt den Begriff des Profilings nach Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Zusätzlich wird in Setting-Gesprächen der Gesprächspartner einem Persönlichkeitstyp (DISG) zugeordnet und der Stimmungsverlauf des Gesprächs ausgewertet.
Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 Abs. 1 DSGVO findet dabei nicht statt. Die Plattform erzeugt Bewertungen und Empfehlungen; jede Konsequenz daraus – Gespräch, Training, Zielvereinbarung oder personelle Maßnahme – trifft ausschließlich ein Mensch beim Kunden. Es gibt keine automatische Vergütungsberechnung, keine automatische Zuweisung von Leads und keine automatische Statusänderung eines Mitarbeiters.
Jede Phasenbewertung enthält eine Begründung in Textform und ein wörtliches Zitat aus dem Gespräch; der Gesamtwert wird nachvollziehbar aus den Einzelbewertungen berechnet. Der bewertete Mitarbeiter hat über sein eigenes Konto jederzeit vollständigen Zugriff auf seine Bewertungen und deren Begründung.
Da diese Verarbeitung im Auftrag des Kunden erfolgt, ist dieser als Verantwortlicher dafür zuständig, die betroffenen Mitarbeiter zu informieren, die Zweckbindung festzulegen und – soweit ein Betriebsrat besteht – dessen Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu wahren.
Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, wenn dies durch europäische oder nationale Rechtsvorschriften vorgesehen ist (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gemäß § 147 AO: 10 Jahre für Rechnungs- und Buchungsbelege).
Für Inhalte, die der Kunde in die Plattform einstellt, gelten zwei getrennte, vom Kunden konfigurierbare Fristen. Die Löschung läuft täglich automatisch und ist unwiderruflich.
| Datenkategorie | Frist | Erläuterung |
|---|---|---|
| Analysen von Verkaufsgesprächen samt Phasenbewertungen, Gesprächszitaten, Gesprächsprotokoll, Audio- und Stimmungsmetriken, Lead- und Deal-Daten, Mitarbeiterprofil, Übungssitzungen | Standardvorgabe 12 Monate | Vom Kunden in den Datenschutz-Einstellungen änderbar oder abschaltbar. Lead-Stammdaten werden gelöscht, sobald keine Analyse mehr auf sie verweist; das Mitarbeiterprofil wird zurückgesetzt, sobald keine Bewertung mehr vorliegt. |
| Roh-Transkripte (das vollständige Wortprotokoll eines Gesprächs) und zwischengespeicherte Inhalte in Verarbeitungswarteschlangen | Standardvorgabe 90 Tage | Eigene, deutlich kürzere Frist. Sie wirkt unabhängig von der Frist für Analysen und auch dann, wenn diese abgeschaltet ist: das Wortprotokoll wird nach Abschluss der Analyse nicht mehr benötigt. |
Darüber hinaus gelten folgende Fristen:
Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses werden sämtliche Daten des Kundenkontos vollständig gelöscht; der Löschvorgang selbst wird protokolliert. Ausgenommen bleiben Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (siehe oben).
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:
Betroffene Personen, deren Daten in vom Kunden eingestellten Inhalten enthalten sind, wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte bitte an den jeweiligen Kunden (Verantwortlicher). Im Übrigen erreichen Sie uns unter: info@closingpro.de
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Bayern ist:
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